המדריך להערכת עובדים

במציאות החדשה של עבודה מרחוק, אחד האתגרים הגדולים שעומדים בפני ארגונים ומקומות עבודה הוא ניהול אפקטיבי של פגישות מרחוק. תומי בראב מנהל את קבוצת הפייסבוק המצויינת ״סופרטולז – כלים לעל אנושיות״ שעוסקת בדרכים לשפר את האפקטיביות באמצעות צורות חשיבה וכלים חדשניים. אז לפני הכל – אנחנו ממש! ממליצים לכם להצטרף לקבוצה.

אבל מעבר לזה, תומי וטל פרץ העלו לפני כמה ימים פוסט מצוין עם טיפים לפגישות וירטואליות בפלטפורמה של Zoom. אם לא הכרתם את Zoom עד עכשיו ולא שמעתם את השם שלה בשלושים פוסטים אחרים, Zoom שייכת למשפחה של Google Hangout ו- Skype ונחשבת לשירות הפופולארי בעולם לביצוע פגישות מרחוק מבוססות-ענן.

אז מה תומי וטל ממליצים?

הטיפ הראשון הוא שתעלו לפגישה 5 דקות לפני שמתחילים, כדי לבדוק את עצמכם
תקדישו 5 דקות לפני שאתם עולים לפגישה וירטואלית לעשות בדיקה למיקרופון ולמצלמה. ברגע שלחצתם על לינק הפגישה, זום מאפשר לעשות בדיקת ציוד בשביל לראות שהכל עובד כמו שצריך. תומי ממליץ במיוחד על בדיקת המיקרופונים. דרך המערכת אפשרת להקליט כמה שניות של דיבור ולוודא שבאמת הכל עובד חלק.

שימו מייק-אפ דיגיטלי על הפנים!
אחד הפיצ׳רים היותר מגניבים של זום, הוא לעשות טאצ׳-אפ קטן על הפנים. זה מאד רלוונטי אם קמתם עייפים לפגישה או שסתם אין כוח להתאפר. איך עושים את זה? לכו להגדרות ובחרו באפשרות Touch Up My Appearance. מגניב, נכון?

יש לכם אפשרות לשים רקע וירטואלי!
אם מאחורי עמדת המחשב שלכם יש ערימת כביסה מאתמול או שבא לכם לשדרג את החוויה – אז כמו ב-Green screen של הוליווד, גם ב-Zoom אפשר להחליף את הרקע שלכם לאיזה רקע שתרצו! אפשר למשל להחליף לרקע של משרד אמיתי, למרות שאתם בעצם יושבים בחדר השינה. איך עושים את זה? קליק על הגדרות וידאו ולוחצים על האפשרות Virtual Background.

תוכלו לשתף עם כולם את המסך
אז מסתבר שיש לא מעט אפשרויות לשיתוף מסך, לא רק שיתוף המסך הרגיל שמאפשר לצד השני לראות על מה אתם עובדים. אפשר למשל גם לעשות שיתוף המסך של הטלפון שלכם באמצעות ה-Wifi וגם דברים מגניבים יותר כמו לשתף את הסאונד של המחשב שלכם. אפשר גם לעשות גם שיתוף ״לוח-לבן״ שמאפשר לכם לצייר ולקשקש על לוח לבן כמו במשרד.

אבל רגע, איך אפשר לדעת אם האנשים באמת איתכם בפגישה?
בהגדרות של זום אפשר להפעיל את Attention tracking וליהנות ממלשינון שמראה לכם אם שיתפתם עכשיו מסך אבל אחד מהמשתתפים עבר לאפליקציה אחרת ולא נמצא איתכם. איך? לוחצים על הגדרות מתקדמות --> Attention tracking on. איך תדעו מי המשתתף הסורר? בפגישה תראו שמופיע לידו אייקון בצורה של שעון.

Zoom גם מאפשר לשלוח למישהו מהמשתתפים פתק סודי
אחד הפיצ׳רים היותר מסוכנים הוא שליחת פתק סודי דרך הצ׳אט של זום. זה אומר שאם אתם בפגישה עם קולגה שלכם ועוד לקוח, אפשר להעביר מסרים לגביו דרך הצ׳אט בלי שהוא יראה. כמובן שצריך להיות מאד זהירים עם זה ולראות שאתם באמת שולחים הודעה ״פרטית״ ולא לכל המשתתפים בצ׳אט. לטיפ הזה אנחנו ממליצים לקחת ממש בזהירות, כי הוא מזמין פאדיחות שתצטערו אליהן...

תוכלו להקליט את השיחה
זום מאפשרת להקליט את כל השיחות ישירות למחשב. זה מעולה אם בא לכם לחיות מחדש פגישות או בשביל סיכומי פגישות בדיעבד או להציג את אותה המצגת שוב. בהגדרות אפשר לשנות את זה להקלטה אוטומטית כברירת מחדל.

אחרי שהפגישה מסתיימת - תוכלו גם לתמלל את כל השיחה
אפשר להעלות לאפליקציית descript את קובץ האודיו שהקלטתם מהשיחה בזום ובתוך פחות מ-5 דקות תקבלו תמלול מלא של השיחה באנגלית, ותוכלו לחזור ולקרוא כשתצטרכו.

אפשר גם להתקין את התוסף של זום לכרום
התוסף של זום לכרום מאפשר להוסיף לגוגל קלנדר לחצן שיודע להפוך את האירוע בקלנדר לפגישת זום וירטואלית, במקום להעתיק כל פעם את הלינק ולהזמין משתתפים לאירוע.

ואחרון – תוכלו לחגוג יומולדת בזום
מסתבר שאפשר לערוך אירועים יחסית גדולים בגרסה החינמית של זום. פשוט צריך לשנות את תצוגת הגלריה בהגדרות ל-״עד 49 משתתפים״ ואז אפשר לראות את כולם על המסך.

תודה תומי וטל. אתם אלופים.

התפשטות נגיף הקורונה בארץ ובעולם מחייבת לא מעט עובדים לעבור לשיטת עבודה מהבית. עבודה כזו מאפשרת להם לקבל גישה למערכות הארגוניות מרחוק, מה שעלול לחשוף את הארגונים שהם עובדים בהם לפגיעות סייבר. עכשיו זה הזמן להיזהר במיוחד מתוקפי סייבר, שהמטרה שלהם היא לנצל ולאתר הזדמנויות וחולשות. לכן חשוב להגן על המידע שנמצא במחשבים הניידים והטלפונים החכמים של העובדים. הנה כמה המלצות של מערך הסייבר הלאומי להגנה על בעלי העסקים והעובדים לצמצום סיכוני הסייבר בעבודה מהבית.

בתור התחלה, רצוי שפתיחת הגישה מרחוק לעובדים תתבצע ממחשב או סמארטפון שמוכר למי שמנהל את המחשוב ופותח את הרשאת הגישה. צריך לבחון הענקת הרשאות גישה מרחוק לתיקיות מחשוב של הארגון ולאפשר גישה לתיקיות חיוניות בלבד. מומלץ להפריד בין גישה לאימייל ובין גישה לשרת, תיקיות ונכסים רגישים ולבחון האם בכלל כדאי לספק גישה לתיקיות כאלו, או להסיר הרשאות לתיקיות חשובות או רגישות.

חשוב לבצע גיבויים לכל המכשירים ולמידע האגור בהם. מומלץ לבצע את הגיבוי להתקן חיצוני נייד וגם כן לגבות בענן.

כדאי להגדיר ולהקשיח את המדיניות הארגונית של הגדרת סיסמאות באמצעות מנגנון ניהול המשתמשים (כמו GPO במיקרוסופט) ולהפוך את הסיסמאות למורכבות וקשות יותר לניחוש. בנוסף, מומלץ לאלץ את העובדים להחליף סיסמה מדי זמן מה ובמידת האפשר להשתמש גם במנגנוני One Time Password- כמו שליחת קוד לנייד, כאמצעי זיהוי נוסף. כדאי להגדיר שמשך חיבור המשתמש (Session) יהיה לפרק זמן מוגבל של מספר שעות.

צריך לוודא בחוקת של ה-Fire wall הארגוני והמקומי את החוקים שמאפשרים גישה מרחוק, כך שהגישה תצומצם למינימום וגם לוודא שמתקבלים לוגים לתיעוד ההתחברות. בנוסף, מומלץ להגדיר מדינות ואזורים שמורשים להתחבר לארגון.

כשמתחברים לעבודה בגישה מרחוק, חשוב להיות מודעים לפוטנציאל תקיפות הסייבר ולהעביר את המודעות הזו גם לשאר העובדים. שימו לב לדגשים הבאים:
חשוב לנעול את המכשיר החכם והמחשב הנייד שאתם משתמשים בו באמצעות סיסמה חזקה ולא להשאיר את המחשב נגיש בלי סיסמה, וגם להגדיר הגדרת נעילה אוטומטית אחרי זמן קצוב מינימלי שבו לא משתמשים במכשיר. במקרים שבהם המידע רגיש – כדאי להוסיף גם אמצעי זיהוי ביומטרי.

בקשו מהעובדים לנהל שתי תיבות דואר אלקטרוני נפרדות – אחת לעבודה ואחת לפעילות פרטית, ליצור סיסמה שונה עבור כל חשבון ולהפעיל אימות דו-שלבי – באמצעות סיסמה וקוד, כשאפשר.

העובדים צריכים להימנע ככל האפשר מלהתחבר לרשת Wi-Fi מזדמנת ולא מאובטחת, כמו הרשת של השכנים. עדיף להתחבר באמצעות גישתVPN מאובטחת או רשת סלולרית. מומלץ תמיד להעדיף רשתות מאובטחות ועם סיסמת כניסה מורכבת שהיא לא סיסמת ברירת המחדל האוטומטית.

לפני שמוסרים את המחשב לעובדים, חשוב לדרוש מהם לבצע עדכוני מערכת הפעלה למחשב ולהגדיר להם את התדירות, במידה והעדכונים לא נעשים באופן אוטומטי. צריך לחדד לעובדים שיזהרו מפני ניסיונות פישינג בכל ערוצי התקשורת במחשב ובטלפון החכם, ובמידה והם חושדים בפישינג, שיעדכנו את המנהל או את אנשי מערכות המידע באופן מיידי.